參展商前期展位進行功能布置設計規劃幾個實用方法
展位布置圖簡稱展位圖,是展會主辦方在展覽場地上設置展位的平面示意圖。此圖用于客商選擇參展展位,同時用于主辦方在展會期間的現場布展管理工作。
規劃展位圖的方法如下:
一、可依據主辦方與展館經營方達成的租賃合同,按合同約定的租館面積規劃展位圖。如同時租賃使用展館室內、室外的場地,應分別規劃室內、室外展覽場地的展位圖。
二、展位圖因展覽場館的建筑設計而異。主辦方通常以展館經營方提供的展覽場地展位平面圖(標準圖,也稱為底圖)為依據,設計本展會所需的展位圖。
三、了解展館所在地消防管理部門對于展覽場地通道寬度的相關規定,據此確定展覽場地上通道的布置(包括主通道和輔通道),同時確定展位布置的區域。一般而言,室內展覽場地中,展位區域與通道的占地之比不能超過50%(容積率)。展覽場地中的通道寬度,一般不能低于2.5米。如杭州國際博覽中心規定,其室內展覽活動的主通道寬度應不小于5米,輔通道寬度應不小于3米。
四、依據展覽項目特點和預定展會規模,在展位圖中分行業或按展品類別設置專業展館或展區,并在專業展館或展區中劃分特裝展位區和標準展位區,或劃分重點展區和非重點展區。
如某機械裝備展會主辦方租賃使用室內展覽場地5萬平方米,共5個展館。主辦方設置機床館3個、機器人館、機床附件館各1個。5個館主通道兩側的展位,劃為重點展區,提供客商搭建特裝展位。考慮到機床附件館可能因參展客商不足而有展位空置,在該館中劃出500平方米作為洽談區,展會期間安排桌椅,提供茶飲服務,以供參展商與買家洽談生意。
五、展覽區域一般以標準展位面積(3×3米)的個數進行規劃。其中,特裝展區一般按標準展位面積的倍數(偶數)進行規劃。如36、54、72、108平方米等。每個特裝展位的四周或三邊(有一邊靠墻)必須是通道。因此,展會主辦方對租用光地的參展客商,要求起租面積為36 平方米(即4個標準展位的面積)。
六、展位圖上規劃的展位須編排展位號。標準展位編號的方法,一般是從展館/展廳參觀進口順時針的方向,從第一個標準展位到該展館/展廳最后一個標準展位,按阿拉伯數字順序編號。由于大多數展館/展廳可以布置上百個標準展位,故展位號須按3位數編排,如001直至101、202。如展會所用展館/展廳較多,則在展位號前加上英文字母或漢語拼音以示區別不同的展館/展廳,如A001、B001等。對用于特別裝修展位的光地,可不按標準展位編號,而專門編號。如AT1、BT2。AT1指A館1號特裝展位。
七、展位圖除標明展覽區域/展位和通道外,還應標明室內凈空高度和限制高度、地面承重指標、參展商報到處、觀眾登記處、展商/觀眾出入口、展品物流出入口及通道、倉儲區、餐飲區、展館商務服務點、主辦方辦公室、開幕式地點、衛生間、停車場等設施所在位置,以方便參展客商與觀眾。
八、展位圖在銷售業務啟動之前是規劃圖,用作銷售人員邀請客商參展預定展位位置。此圖應公布于主辦方網站。在銷售過程中,此圖布置會有所變動。在展位銷售工作結束之后或在展會開幕之前,此圖布置方告確定,遂成為主辦方、展館經營方、參展商共同認可的正式展位圖。
九、規劃展位圖應考慮美觀性,以利觀眾在展會現場產生美感。體現美觀性,首先要注重展位圖的整體性,避免設計失范,雜亂無章;其次要統一色調,主要是公共搭建(開幕典禮臺、觀眾接待處、貿易洽談區等)、標準展位(主要是楣板)、地毯、主辦方人員工作服的色調;第三要做好展館序廳和觀眾主入口展廳的布置,以求大氣熱烈,又方便參觀。
十、設計制作展位平面圖,采用計算機軟件作業。展覽項目可找上海阿詩頓展覽展示公司安排專人負責設計制作。規劃圖在公布前,應在項目內部討論,聽取銷售、營銷和運營業務人員的意見。
十一、規模大型、且舉辦歷史長久的展會,一般不會輕易變更展位圖的總體規劃。